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沧州职业技术学院学生档案管理办法

2012年02月28日 浏览量: 次 来源: 作者:

 

沧州职业技术学院学生档案管理办法
 
为了使我院学生档案管理工作更加规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关学生管理工作的有关规定，切实维护学生档案的完整性和真实性，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，结合我院实际情况，特制定本办法：
一、档案材料的收集和归档：
（一）、档案材料的收集、归档是学生档案工作的主要任务。档案材料的收集、归档不仅是学生管理部门的任务，也是各有关形成学生档案材料部门的任务。招生就业处负责全院学生档案的各项日常管理工作，各系及有关部门根据本职责范围负责材料的填写和收集工作。
（二）、归档材料的内容：
1、学生初、高中阶段档案；
2、录取通知书；
3、高中入学体检表、报名登记表、成绩与志愿表；
4、学籍表；
5、学生军训鉴定表；
6、学生奖惩材料；
7、毕业生登记表；
8、学生学习成绩单；
9、入学体检表；
10、其它可供组织参考有保存价值的材料。
（三）归档材料的整理和要求：
1、每届新生入学报到时，各系负责接收本系学生初高中阶段档案，各类招生结束后（10月20日前），招生办应及时将学生的体检表、报名登记表、成绩与志愿表进行打印，移交各系。移交过程中，必须认真清点、核对，并办理交接手续。
2、新生入学报到后两个月，招生就业处发《学生基本情况记载表》，由辅导员组织填写，各系从就业处取回档案袋，将学生原始档案材料，包括（中）高考成绩、体检表、（初）高中党、团员材料、录取通知书、入学记载表等装入本人档案袋。装入档案袋后，把封面内容逐一填写齐全，分班按学号从小到大顺序排好，由辅导员老师送到招生就业处档案室。
3、新学年开始（9月份），招生就业处发放《学藉表》，由辅导员负责填写，于10月份开学一个月后，经核实无误后交到招生就业处归档。
4、所有归档材料必须做到完整真实，各类材料只能用碳素墨水或蓝黑墨水笔书写，文字要清晰、工整。上交归档材料前，辅导员必须将材料按班级、学号顺序，由小到大排列。凡材料规定由有关部门审查盖章的，相关部门必须加盖公章。
5、归档材料交接时，交接双方经办人经核对无误后履行签字手续。如归档材料不符合归档要求，招生就业处有权退回，由递交人按要求重新组织整理。
6、所有归档材料的评语一定要从德、智、体及综合能力素质方面全面评价。
7、各系于每年应届毕业生毕业前，在招生就业处统一规定的时间内，将档案整理完毕，由招生就业审查合格后，贴封条并盖封口专用章后，发放到各系。
二、档案的查阅和要求：
（一）、因工作需要，以下人员可查阅学生档案：
1、学校领导；
2、与学生管理有关的职能部门负责人或具体经办人；
3、各系党政主要负责人、辅导员（仅限本系的学生档案）；
4、校外单位来人需查学生档案，必须要有介绍信。
（二）、查阅档案时，按规定在《查阅档案登记表》上登记，并注明查阅事由。任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换、拍摄、复制档案材料。
（三）、任何人查阅档案时，必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布档案内容。
（四）、档案一般只能在学生档案室查阅。如因工作需要必须借出使用时，借用人应说明理由，经招生就业处、档案所在系负责人批准后，方可办理借出手续。档案应在规定期限内归还，归还时，管理人员要认真核对档案材料数目，确保安全。
三、学生档案处理办法：
（一）、退学学生档案，要凭退学审批表和退学证明办理档案转递手续。
（二）、学生毕业后，因特殊原因档案需暂留学校，毕业生应在当年5月20日前提出申请，由学生所在的系填写《档案传递登记表》，交招生就业处签字查收，二年以内学校免费保管（免费保管截至日期为毕业后第二年6月30日）。（三）、在档案存放期间落实工作单位的毕业生，应当及时来学院办理有关档案转档手续，在办理档案转移手续时，需要出示接收单位调档函，由招生就业处向接收单位寄发。
（四）、转学或升学的学生，应在转学或升学手续办妥后一个月内，来学院办理档案转移手续。
（五）、由于个人原因使档案丢失，需要补办在校期间档案的，可以凭我院毕业证书申请补办，并缴纳补办费用20元；退学、开除学籍的学生，其档案转递到父母单位或村委会。
本办法适用于我院全体学生，自2011年9月1日起执行，由招生就业处负责解释。
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